5. Horarios y calendarios

En la quinta clase del curso de dirección de academias hablaremos de la gestión de los horarios de las clases y los calendarios que podemos seguir para ofrecer nuestros cursos.

Y es que, la mayor parte de la gestión de una academia se consume en la organización del tiempo. La coordinación entre profesores y cursos puede ser muy tediosa y por eso, tenemos que establecer las pautas desde el principio.

Tenemos tres tipos de calendarios a los que podemos acogernos en condiciones normales.

• Calendario lectivo

• Calendario festivo

• Calendario ininterrumpido

El calendario lectivo atiende a los meses que coinciden los cursos escolares, aquí en España, por ejemplo es de mediados de septiembre a últimos de junio. Este calendario es muy importante porque todo el mundo lo conoce y la rutina de todas las familias pasa por él.

Este calendario con horario de mañana es muy recomendable para ofrecérselo a padres y madres sin empleo o que trabajen de tarde, mientras que el mismo calendario con horario de tarde es adecuado para estudiantes.

El calendario festivo comprende los periodos de vacaciones como navidad, Semana Santa o verano y es muy eficaz para ofrecer cursos concretos que nos ayuden a rellenar ese periodo de poca actividad académica.

El calendario ininterrumpido, en cambio, nos ofrece la posibilidad de atender alumnos durante todo el año sin pensar en periodos concretos. Para la realización de este tipo de cursos, debemos eliminar el temario organizado y pensar en formaciones que no dependan de un orden concreto. Este tipo de calendario funciona muy bien con cursos online on demand, en el que el alumno va pasando de lecciones según sus intereses.

Fuera de estos calendarios podéis ofrecer talleres y master clases en momentos puntuales que os permitirán captar alumnos y satisfacer las peticiones concretas de algunos alumnos.

Por otra parte, debéis pensar en el sistema de recuperación de clases ya que, habitualmente, supone un quebradero de cabeza. Mi propuesta para solucionar este problema es:

• Grabación de clases en vídeo para los que no puedan acudir.

• Recuperaciones globales un día concreto a una hora determinada a la semana. El que no haya podido venir a su clase, puede venir este otro día a una clase genérica.

• Recuperaciones con precio: Puedes recuperar la clase pagando el 50% del valor de la clase normal.

Estas tres formas de recuperación son las que mejor funcionan porque a nosotros no nos condiciona y podemos incluirlo en nuestra rutina sin mucho esfuerzo extra y ofrecemos una alternativa a los alumnos para que no tengan la sensación de perder la clase.

Para la creación de una academia sostenible, intentad cubrir cada uno de los calendarios de los que hemos hablado, ofreciendo un curso de septiembre a junio, otro para los meses de vacaciones y promover algún tipo de taller o master class durante el año para la captación de nuevos alumnos.